Shadow AI und Schulungslücken: Was die neueste SAP-Studie für KMU bedeutet

Eine neue, von SAP gesponserte Studie, durchgeführt von WalkMe, hat wichtige Fragen aufgeworfen – vor allem dazu, wie KI-Tools in Unternehmen eingesetzt werden und wie gut Mitarbeitende tatsächlich darauf geschult sind.

Die Studie zeigt aufschlussreiche Trends zum Einsatz von KI in Organisationen – insbesondere, wie Mitarbeitende diese Tools im Arbeitsalltag nutzen.

Hier sind einige der wichtigsten Ergebnisse:

• 73 % der Mitarbeitenden nutzen KI-Tools ohne Wissen oder Genehmigung der IT-Abteilung.
• Nur 7 % geben an, vollständig in den digitalen Systemen geschult zu sein, die sie täglich verwenden.
• 49 % sagen, dass ihr Unternehmen nicht nachverfolgt, wie Software nach der Einführung tatsächlich genutzt wird.
• Viele Organisationen haben Schwierigkeiten, den ROI von Digitalisierungsprojekten zu messen.

In diesem Beitrag erklären wir, was diese Erkenntnisse für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bedeuten – und wie du darauf reagieren kannst.

Was ist Shadow AI?

Zuerst einmal: Shadow AI beschreibt die Nutzung von KI-Tools durch Mitarbeitende außerhalb offizieller IT-Strukturen.
Typische Beispiele sind:

• Verwendung von ChatGPT oder ähnlichen Tools zum Erstellen von Berichten oder E-Mails.
• Automatisierung von Tabellen mit Skripten oder externen Plug-ins.
• Nutzung persönlicher KI-Tools mit Unternehmensdaten – ohne Freigabe.

Ein ähnliches Phänomen gab es schon früher: Shadow IT – also unautorisierte Hard- oder Software am Arbeitsplatz.
Doch durch KI ist das Risiko größer geworden, weil Geschwindigkeit, Datenmenge und Einfluss deutlich zunehmen.

Warum wächst Shadow AI so schnell?

Es gibt mehrere Gründe, warum dieses Thema so rasant zunimmt:

• KI-Tools sind leicht zugänglich. Jeder mit einem Browser oder Smartphone kann ChatGPT, Gemini oder ähnliche Anwendungen nutzen.
• Mitarbeitende wollen effizienter arbeiten. Wer unter Zeitdruck steht, nutzt gern KI, um Routineaufgaben zu vereinfachen oder große Datenmengen schneller auszuwerten.
• Offizielle Systeme sind oft träge. Unternehmenssoftware ist selten flexibel oder besonders schnell – also suchen viele nach Abkürzungen für einfache Aufgaben.

Kurz gesagt: Das Verhalten ist menschlich – wir mögen Abkürzungen.
Die Absicht ist meist gut: Zeit sparen, Prozesse verbessern.
Aber ohne Struktur bleiben die Vorteile begrenzt und die Risiken real.

Warum Shadow AI ein Problem für KMU ist

Gerade für kleinere Unternehmen birgt das erhebliche Risiken:

• Uneinheitliche Prozesse: Wenn jede:r andere Tools nutzt, entstehen fragmentierte Abläufe.
• Datensicherheitsrisiken: Vertrauliche Informationen können in unsichere Tools gelangen.
• Weniger Nachvollziehbarkeit: Fehler lassen sich schwerer zurückverfolgen.
• Keine Transparenz für Führungskräfte: Was man nicht sieht, kann man auch nicht verbessern.

Mit anderen Worten: Du glaubst vielleicht, dein Unternehmen nutzt bereits KI – aber ohne Plan entsteht kaum messbarer Nutzen.

Das größere Problem: Schulungslücken bei digitalen Tools

Die Studie zeigt außerdem: Mangelnde Schulung ist ein Hauptgrund, warum digitale Werkzeuge nicht optimal eingesetzt werden.

Nur 7 % der Mitarbeitenden fühlen sich wirklich sicher im Umgang mit ihren Tools.
In vielen Fällen findet Schulung nur einmalig während der Einführung statt.

Das führt zu mehreren Problemen:

• Neue Mitarbeitende erhalten kein strukturiertes Onboarding.
• Teams kennen neue Funktionen nicht, wenn Systeme weiterentwickelt werden.
• Softwarenutzung stagniert – und damit sinkt der ROI.

Gerade bei KMU, wo Budgets begrenzt sind und Mitarbeitende mehrere Rollen übernehmen, bleibt Schulung oft informell – wenn sie überhaupt stattfindet.
Aber: Ein Tool nützt nichts, wenn niemand weiß, wie man es richtig verwendet.

Was das für die digitale Transformation bedeutet

Erfolgreiche digitale Transformation basiert auf drei Säulen:

1. Tools – die Plattformen und Softwarelösungen
2. Menschen – die Teams, die sie nutzen
3. Prozesse – wie Aufgaben definiert und umgesetzt werden

Wenn du in Tools investierst, aber nicht in Menschen und Prozesse, wirst du nicht den erwarteten ROI erzielen.

Die SAP-WalkMe-Studie macht deutlich: Technologie allein reicht nicht aus.
Unternehmen müssen auch in Benutzerfreundlichkeit, Transparenz und kontinuierliches Lernen investieren.

Wie KMU reagieren können: 5 praktische Schritte

Ob du es weißt oder nicht – vermutlich nutzt dein Team bereits KI in irgendeiner Form.
Hier sind fünf Schritte, die KMU aus den Studienergebnissen ableiten können:

1. Aktuelle KI- und Automatisierungsnutzung prüfen

• Erfasse, welche Tools in den Abteilungen eingesetzt werden.
• Finde heraus, wo KI inoffiziell verwendet wird.
• Prüfe Redundanzen und mögliche Risiken.
  Das schafft Klarheit über den Status quo und das Ausmaß von Shadow AI.

2. Tools zentralisieren, wo möglich

• Nutze Plattformen, die sich in bestehende Systeme integrieren.
• Vermeide zu viele Einzweck-Tools.
• Etabliere IT-freigegebene Anwendungen, die flexibel und sicher sind.
  So reduzierst du Fragmentierung und schaffst gemeinsame Arbeitsweisen.

3. Verantwortung für KI-Strategie festlegen

• Bestimme eine verantwortliche Person – z. B. aus Operations, IT oder Finanzen – für die Steuerung und Überwachung von KI-Einsätzen.
• Selbst in kleinen Teams kann eine Teilzeitrolle für Automatisierung und KI großen Mehrwert bringen.

4. Schulung als kontinuierlichen Prozess etablieren

• Biete kurze, rollenbezogene Trainings zu wichtigen Tools an.
• Ein einmaliges Onboarding reicht nicht.
• Da KI-Tools sich ständig weiterentwickeln, muss auch das Wissen deines Teams Schritt halten.

5. Ergebnisse messen und optimieren

• Definiere KPIs: Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Genauigkeit.
• Sammle Feedback der Nutzer:innen und verbessere Workflows.
• Passe Prozesse regelmäßig an.

Automatisierung und KI sind iterativ – sie entwickeln sich ständig weiter.

Fazit: Struktur schlägt Geschwindigkeit

Die Studie zeigt nicht, dass KI problematisch ist – im Gegenteil.
Sie macht deutlich: Ohne Struktur bleibt Potenzial ungenutzt.

KMU sollten diese Erkenntnisse nutzen, um ihre digitale Landschaft kritisch zu prüfen:

• Nutzen wir unsere Tools wirklich effektiv?
• Fühlen sich unsere Mitarbeitenden sicher im Umgang damit?
• Erreichen wir messbare Verbesserungen?

Wenn du diese Fragen nicht klar beantworten kannst, ist es Zeit, einen strukturierteren Ansatz zu wählen.

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